Lean Coffee

Lean Coffee est un format de réunion où les participants proposent des sujets, votent pour les prioriser, puis discutent chaque sujet en temps limité. Ce cadre permet d'optimiser les discussions, de limiter le gaspillage de temps et d'énergie, tout en favorisant la participation de tous. Idéal pour des échanges démocratiques et des rétrospectives ouvertes.

Déroulé

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   Introduction et préparation

   5 min

   L'animateur explique le concept de Lean Coffee : une réunion sans ordre du jour figé, où les sujets sont proposés par les participants. Il distribue des post-its et des stylos à chaque participant et explique que chacun pourra proposer des sujets qu'il souhaite aborder.

   Astuce — Assurez-vous que tout le monde comprend bien le processus avant de commencer pour éviter les confusions pendant la session.

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   Proposition des sujets

   10 min

   Les participants écrivent chacun un ou plusieurs sujets qu'ils souhaitent aborder sur des post-its. L'animateur invite ensuite chaque participant à venir coller ses post-its sur un tableau ou un mur, en expliquant brièvement chaque sujet à l'ensemble du groupe.

   Astuce — Encouragez les participants à être concis dans leurs explications pour garder l'attention du groupe.

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   Priorisation des sujets

   5 min

   L'animateur distribue trois points de vote à chaque participant, qui les utilise pour voter sur les sujets qu'il souhaite voir traités en priorité. Les sujets avec le plus de votes seront discutés en premier.

   Astuce — Utilisez des gommettes ou marqueurs de couleur pour rendre le vote visuellement clair et engageant.

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   Discussion des sujets

   30 min

   L'animateur démarre la discussion sur le sujet ayant obtenu le plus de votes. Chaque sujet est discuté pendant un temps limité (généralement 5 à 10 minutes). À la fin de ce temps, les participants votent pour décider s'ils souhaitent continuer la discussion ou passer au sujet suivant.

   Astuce — Utilisez un minuteur visible pour que tout le monde soit conscient du temps restant pour chaque discussion.

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   Conclusion et actions

   10 min

   À la fin de la session, l'animateur résume les principales discussions et les actions à entreprendre. Il s'assure que des responsables sont désignés pour chaque action et que les délais sont clairs.

   Astuce — Prenez des photos des post-its et des résultats de vote pour garder une trace de la réunion.

Variantes

• Utiliser des cartes de rôles (comme dans le Bono Coffee) pour ajouter une dimension ludique à la discussion.
• Limiter le nombre de sujets proposés par participant pour favoriser la concentration sur les sujets les plus importants.
• Intégrer une phase de brainstorming pour générer des idées avant la priorisation des sujets.