Obeya Room Setup

L'Obeya Room est un espace collaboratif où les équipes peuvent visualiser les indicateurs clés de performance et d'avancement d'un programme. Ce jeu favorise l'alignement, la transparence et l'amélioration continue en rendant les informations accessibles à tous les membres d'une organisation. En créant une salle Obeya, les participants apprennent à structurer et à organiser l'information de manière visible et accessible, facilitant ainsi la prise de décision et la coordination au sein de l'équipe.

Déroulé

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   Introduction au concept d'Obeya

   15 min

   L'animateur présente le concept de l'Obeya Room, en expliquant son origine dans le Lean management et son importance pour la visibilité et la communication des performances. Il souligne comment cette approche aide à aligner les équipes sur les objectifs communs. Les participants sont invités à poser des questions pour s'assurer qu'ils comprennent bien le concept.

   Astuce — Utilisez des exemples concrets d'entreprises ayant réussi grâce à l'Obeya pour illustrer son impact.

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   Définir les objectifs de la salle Obeya

   20 min

   Les participants se regroupent pour discuter des objectifs spécifiques qu'ils souhaitent atteindre avec leur salle Obeya. L'animateur demande : 'Quels sont les indicateurs clés que vous souhaitez suivre ?'. Les équipes notent leurs idées sur des post-its et les partagent. Cette étape permet de s'assurer que la salle répond aux besoins de l'équipe.

   Astuce — Encouragez les participants à penser aux problèmes actuels de communication ou de visibilité qu'ils rencontrent.

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   Conception de la salle Obeya

   30 min

   Chaque groupe travaille sur la conception de leur salle Obeya en utilisant des tableaux blancs, des marqueurs et des post-its. L'animateur leur rappelle de penser à la disposition physique et à la façon dont les informations seront organisées. Les participants doivent décider des sections à inclure : objectifs, KPIs, progrès, problèmes, etc.

   Astuce — Proposez des modèles ou des exemples de salles Obeya pour inspirer les participants.

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   Présentation des salles Obeya

   20 min

   Chaque groupe présente sa conception de salle Obeya aux autres participants. L'animateur encourage les équipes à expliquer leurs choix et à discuter de la manière dont leur conception répond à leurs objectifs. Cette étape permet de partager des idées et d'améliorer les conceptions grâce aux retours des autres.

   Astuce — Faites un tour de table où chaque participant peut poser une question ou faire une suggestion constructive.

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   Mise en place et test

   25 min

   Les participants commencent à mettre en place physiquement leur salle Obeya en utilisant l'espace disponible. L'animateur guide les équipes pour s'assurer que les informations sont bien visibles et accessibles. Une fois installée, chaque équipe fait un test en simulant une réunion pour vérifier l'efficacité de leur salle.

   Astuce — Assurez-vous que chaque participant ait un rôle dans l'installation pour favoriser l'engagement.

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   Retour d'expérience

   15 min

   L'animateur invite les participants à partager leurs impressions sur le processus de création de la salle Obeya. Il pose des questions sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Cette réflexion collective aide à identifier les points forts et les axes d'amélioration pour l'avenir.

   Astuce — Encouragez un retour d'expérience honnête en créant un environnement de confiance.

Variantes

• Utilisez des outils numériques pour créer une salle Obeya virtuelle si le travail à distance est prédominant.
• Intégrez des éléments visuels supplémentaires comme des graphiques ou des tableaux pour enrichir les informations affichées.
• Organisez un challenge où chaque équipe doit intégrer un élément innovant dans sa salle Obeya.